KI-Automation für Steuerberatungskanzleien
Belege automatisch lesen, Mandanten-Mails vorsortieren, Stundenaufzeichnungen aus Kalender und Diktat ziehen. Keine Magie. Aber 8–20 Stunden im Monat, die Sie nicht mehr selbst tippen.
- Beleg-OCR auf eigenem Stack. Keine Daten an US-SaaS
- Mandanten-Mails vorsortieren mit Kategorien aus Ihrer Kanzlei
- DSGVO-konform: Azure-EU oder On-Premise, Auftragsverarbeitung dokumentiert
Wo KI in einer Kanzlei wirklich Zeit spart
Es gibt drei Stellen, an denen sich KI-Automation in Steuerberatungskanzleien fast immer rechnet, und zwei, an denen sie versprochen, aber nicht gehalten wird.
Funktioniert sehr gut:
- Beleg-Vorverarbeitung. Mandant schickt PDF/Foto, die KI liest Betrag, Datum, Lieferant, Mehrwertsteuer und schlägt Kontierung vor. Ihre Mitarbeiterin bestätigt mit einem Klick statt zu tippen. Realistisch: 60–80 % der Belege gehen durch, der Rest landet im manuellen Stapel, aber schon das ist eine Halbtagsstunde weniger pro Tag.
- Mandanten-Mail-Triage. Eingehende Mails werden in Kategorien sortiert (Anfrage, Beleg-Nachreichung, Honorar, Termin, Behörden-Mail). Dringende Behörden-Fristen werden rot markiert. Sie machen Outlook auf, sehen sofort was wichtig ist.
- Diktat zu strukturierter Notiz. Sie diktieren nach dem Mandanten-Termin 90 Sekunden, die KI macht daraus eine Akten-Notiz mit Themen, To-Dos und Folge-Frist.
Funktioniert eher nicht:
- Vollautomatische Steuererklärung. Die Werbung verspricht’s, die Praxis liefert Murks. Lassen Sie’s.
- KI-Beratungs-Chatbot für Mandanten. Haftungsrechtlich hochgefährlich. Wenn der Chatbot was Falsches sagt, hängen Sie drinnen.
DSGVO und Berufsrecht: wie ich das löse
Kein OpenAI-API direkt aus den USA. Ich nutze entweder:
- Azure OpenAI in EU-Region (Schweden/Westeuropa) mit Auftragsverarbeitungsvertrag und nachweislich keinem Training auf Ihren Daten, oder
- On-Premise / lokales Modell (Ollama auf Kanzlei-Server) wenn Sie gar keine Daten außer Haus geben wollen, etwas langsamer, dafür völlig in Ihrer Hand.
Das Berufsrecht (§ 91 WTBG) erlaubt KI-Tools, wenn die Verschwiegenheit gewahrt bleibt und der Auftragsverarbeiter sauber dokumentiert ist. Beides liefere ich schriftlich mit.
Was Sie konkret bekommen
- Use-Case-Workshop (490 €, Halbtag): Wir gehen Ihre Abläufe durch, ich schreibe Ihnen auf, welche zwei oder drei KI-Workflows sich bei Ihrer Mandanten-Struktur rechnen, mit geschätzter Stunden-Ersparnis und realistischen Grenzen.
- Pilot-Skill (ab 490 € Setup, 80 €/Monat): Ein konkreter Workflow, integriert in Ihr System (BMD, RZL, Microsoft 365 oder selbstgebaut). Drei Monate Begleitung, dann läuft’s oder wir korrigieren.
- 2nd-Brain-Pilot (1.500 € Setup, 80 €/Monat): Wenn Sie das größere Bild wollen, eine durchsuchbare Wissens-Basis aus Ihren Notizen, E-Mails, Akten-Vermerken. Gewonnenes Wissen bleibt in der Kanzlei, nicht in den Köpfen, die nächstes Jahr in Pension gehen.
Preise & Aufwand
| Paket | Setup | Monatlich | Was drin ist |
|---|---|---|---|
| Use-Case-Workshop | 490 € | Halbtag vor Ort oder remote, schriftliche Auswertung | |
| Pilot-Workflow | ab 490 € | ab 80 € | Ein Skill, integriert, drei Monate Begleitung |
| 2nd-Brain Pilot | 1.500 € | 80 € | Kanzlei-Wissensbasis, durchsuchbar, DSGVO-fest |
| KI-Sprechstunde | 120 €/h | Akute Fragen, Use-Case-Check |
Token-Kosten (Azure OpenAI) werden 1:1 weitergegeben. Bei einer kleinen Kanzlei realistisch 20–80 €/Monat zusätzlich.
Häufige Fragen
Geben Sie Mandanten-Daten an OpenAI? +
Nein. Ich nutze Azure OpenAI in EU-Regionen mit Auftragsverarbeitungsvertrag und vertraglich ausgeschlossenem Training. Auf Wunsch komplett on-premise mit lokalen Modellen, dann verlässt nichts Ihr Haus.
Funktioniert das mit BMD oder RZL? +
Ja. Beleg-Daten landen am Ende in der gewohnten Maske, die KI ersetzt nicht das Buchhaltungs-Programm sondern füllt es. Schnittstellen-Erfahrung: BMD-NTCS, RZL, DATEV-Export, generisches CSV.
Was kostet das wirklich pro Monat? +
Für eine kleine Kanzlei (1–3 Mitarbeiter, 100–300 Belege/Monat) realistisch 80 € Betreuung + 30–60 € Token = unter 150 €. Dafür 8–20 Stunden Tipparbeit weg.
Wann lohnt es sich nicht? +
Wenn Sie unter 30 Belege im Monat bearbeiten, dann tippen Sie’s schneller selbst, als Sie die Korrektur-Workflows pflegen. Sage ich auch so, wenn das Erstgespräch das ergibt.
30 Minuten Erstgespräch: Klartext, was sich rechnet.
Verwandt: Branche Steuerberater · Leistung KI-Automation · Branche Anwaltskanzleien
Weitere Leistungen
KI-Automation für Anwaltskanzleien
Akten-Triage, Frist-Extraktion und Mandanten-Mail-Klassifikation, ohne US-Cloud, ohne Verstöße gegen die RAO.
- Fristen-Extraktion aus Gerichtsbeschlüssen: Datum und Frist-Typ landen direkt im Kalender
- Keine Mandantendaten in US-Cloud: Azure OpenAI EU-Region oder Ollama On-Premise
- Auftragsverarbeitungs-Vertrag dokumentiert, kein Training auf Ihren Akten
KI-Automation für Bildungsträger und Kurszentren
Anmelde-Mails sortieren, Wartelisten automatisch abarbeiten, Teilnehmer-Fragen beantworten, ohne Teilnehmerdaten in US-Cloud.
- Anmelde-Mails landen sortiert nach Kurs, Termin und Anliegen in der richtigen Ablage
- Nachrücker-Benachrichtigung läuft automatisch, kein manuelles Abarbeiten der Warteliste
- Keine Teilnehmerdaten in US-Cloud: lokale Verarbeitung oder EU-Hosting