Warum ist eine Rechnungsnummer aus dem Dateinamen riskant?

Weil die Nummernfolge dann an Dateien hängt, die man kopiert, umbenennt oder vergisst. Nummern werden doppelt vergeben, eine Rechnung fehlt im Buch oder hat kein PDF. § 11 UStG verlangt für bestimmte Rechnungen eine fortlaufende Nummer. Ob und wie das bei Ihnen gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Nach § 132 BAO sind Bücher und Aufzeichnungen samt zugehörigen Belegen 7 Jahre aufzubewahren, bei anhängigen Verfahren darüber hinaus. Ausnahmen für Ihren Einzelfall sagt Ihnen Ihre Steuerberatung.

Rechnungen aus einem System statt aus Pages oder Word

Q: Darf eine KI Rechnungen für mich buchen?

Bei mir nicht ohne Bestätigung. Das System schreibt einen Vorschlag, ich gebe ihn frei. Ohne meine Bestätigung wird nichts gebucht.

Von Emanuel Althuber · Veröffentlicht 30.10.2026 · Rechnungen · Buchhaltung · Automatisierung · Kleinunternehmer

Rechnungen schreiben ist keine große Sache. Man öffnet die letzte, ändert Kunde und Betrag, zählt die Nummer um eins hoch und speichert. Genau so habe ich es bis Oktober gemacht. Dieser Beitrag erzählt, wo das schiefgeht und was ich seit Oktober anders mache.

Wie ich Rechnungen bis Oktober geschrieben habe

Meine Rechnungen entstanden in Pages. Die Nummer stand im Dateinamen, und der Dateiname war zugleich meine Nummernfolge. Bis zum 03.10.2026 lief das so.

Ich bin Kleinunternehmer nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG. Das heißt: Ich bin von der Umsatzsteuer befreit, solange mein Umsatz unter einer gesetzlichen Grenze bleibt. Sie liegt bei 55.000 € brutto pro Jahr, so schreibt es das Unternehmensserviceportal des Bundes. Wird sie um nicht mehr als 10 % überschritten, gilt die Befreiung bis Jahresende.

Was beim Nachzählen herauskam

Irgendwann habe ich nachgezählt. Das Ergebnis war unerquicklich. Es fehlten Rechnungen im Buch, Nummern waren doppelt vergeben, und eine Rechnung hatte gar kein PDF. Konkrete Zahlen aus meinem Betrieb nenne ich hier bewusst nicht. Der Mechanismus ist das Interessante, und der ist banal.

Ein Dateiname ist ein schwacher Hüter einer Nummernfolge. Er kennt keine anderen Dateien. Typisch ist: Wer eine Vorlage kopiert und die Nummer nicht ändert, bekommt eine Doublette. Und niemand bemerkt etwas, weil kein Programm je beide Seiten vergleicht: Ordner und Buch. Ich habe es erst gemerkt, als ich nachgezählt habe, und das ist der unangenehmste Weg, so etwas zu erfahren. Ein Fehler, der still bleibt, wirkt unbemerkt weiter.

Ein Vorgang statt drei

Früher waren Nummer, PDF und Buchung drei getrennte Handgriffe an drei Orten. Jeder davon konnte vergessen werden. Seit dem 03.10.2026 entstehen alle drei in einem einzigen Vorgang. Die Nummer vergibt nur das System, nie ich von Hand und nie ein Dateiname. Wird eine Rechnung verworfen, wird ihre Nummer wieder frei. Für mich ist das die eigentliche Verbesserung: Ich muss nicht mehr daran denken, an welcher Stelle etwas fehlen könnte.

Wie das Werkzeug heißt, ist für Sie unwichtig. Wichtig ist das Prinzip: eine Quelle für die Nummer, und Nummer, PDF und Buchung entstehen in einem Vorgang.

Warum die KI bei mir nur vorschlägt

In diesem Ablauf arbeitet eine KI mit, und ich habe sie bewusst an die kurze Leine gelegt. Das System schreibt einen Vorschlag, ich gebe ihn frei. Ohne meine Bestätigung wird nichts gebucht.

Das ist Absicht, und es kostet mich wenig Zeit: Ein Vorschlag lässt sich schnell lesen, eine falsch gebuchte Rechnung muss ich später mühsam geradeziehen. Wie ich KI-Rechte grundsätzlich in drei Stufen abstufe, steht im Beitrag KI-Berechtigungen: Claude in drei Stufen.

Was Sie ohne eigenes System tun können

Sie brauchen dafür kein eigenes Programm. Ein paar Gewohnheiten helfen schon:

Den Nummernkreis an einer einzigen Stelle führen. Eine Liste oder Tabelle, in der jede vergebene Nummer steht, bevor die Rechnung rausgeht. Die Liste entscheidet, der Dateiname richtet sich danach.
Die Liste gelegentlich gegen den Kontoauszug halten. Das ist mein eigener Rat, keine gesetzliche Pflicht. Fehlende oder doppelte Einträge fallen so früh auf.
Pflichtangaben kennen. § 11 UStG verlangt für bestimmte Rechnungen unter anderem Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger, den Tag der Leistung oder den Leistungszeitraum und eine fortlaufende Nummer. Das Gesetz sagt „fortlaufend“. Was das bei Lücken bedeutet, klärt Ihre Steuerberatung.
Aufbewahren. Bücher und Aufzeichnungen samt Belegen sind nach § 132 BAO 7 Jahre aufzubewahren.

Offen bleibt, was davon für Ihre Rechnungen genau gilt, etwa ob § 11 für Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer-Ausweis in gleicher Weise greift. Das habe ich nicht geprüft, und darauf will ich Ihnen keine Antwort vorspielen: Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung. Dieser Beitrag ist keine Steuerberatung.

Was ich dabei mache

Ich baue für Kleinbetriebe den Rechnungsablauf so um, dass Nummer, PDF und Buchung zusammen entstehen und ein Mensch freigibt, während das System nur vorschlägt. Zum Festpreis, mit einem Ansprechpartner, auf Ihre bestehende Buchhaltung abgestimmt. Mehr dazu auf der Seite KI-Automation. Welche KI-Werkzeuge in der Buchhaltung Stunden sparen, steht im Beitrag KI-Tools für die KMU-Buchhaltung.

Wenn Sie gerade Rechnungen in Word, Pages oder Excel schreiben und nicht sicher sind, ob Ihre Nummernfolge stimmt: Das 30-Minuten-Erstgespräch kostet nichts. Rufen Sie an: +43 699 1203 8521. Oder schreiben Sie mir: office@projekt-entwicklung.at.

Quellen

So ist dieser Artikel entstanden

Vorbereitet mit einem Sprachmodell, gegen Quellen geprüft; ich verantworte den Inhalt. Fehler gefunden? Schreiben Sie mir: office@projekt-entwicklung.at.