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Kommt die Anfrage aus Ihrem Kontaktformular an?

Von · Veröffentlicht · Kontaktformular · E-Mail-Zustellung · SPF · DKIM · Website-Wartung

Der Moment, in dem es auffällt

„Für Winter nur 3 Anfragen.“ Das sagte mir ein Kunde im September. Das Kontaktformular zeigte brav ein „Danke“. Nur kam die Nachricht nirgends an.

So ein Formular fällt nicht dramatisch aus. Es hört einfach auf, und niemand sieht es. Der Besucher sieht „Danke“ und wartet. Sie sehen nichts und wundern sich nach Wochen, warum das Telefon so still ist. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wo Anfragen verloren gehen können, was mir in diesem Herbst dazu begegnet ist und wie Sie es selbst prüfen.

Fünf Stellen, an denen eine Anfrage verloren geht

Zwischen dem Klick auf „Absenden“ und Ihrem Posteingang liegen fünf Stellen:

  1. Das Formular nimmt die Eingabe an.
  2. Der Server verarbeitet sie.
  3. Der Versand schickt daraus eine E-Mail an Sie.
  4. Die Prüfung beim Empfänger entscheidet, ob die Mail glaubwürdig ist.
  5. Der Posteingang zeigt sie an oder sortiert sie in den Spam.

Die Seite selbst sieht nur die erste Stelle. Die üblichen Tests auch: Man füllt das Formular aus, sieht „Danke“ und hält es für erledigt. Grün ist es aber erst, wenn eine Testmail mit eindeutiger Kennung wirklich in Ihrem Posteingang liegt.

Die vierte Stelle ist die tückischste, und hier kommen drei Fachwörter ins Spiel. Ich erkläre jedes einmal:

  • SPF ist eine Liste in den Einstellungen Ihrer Domain, die festlegt, welche Server in Ihrem Namen Mails verschicken dürfen. Steht der Server nicht drauf, kann der Empfänger die Mail abweisen.
  • DKIM ist eine digitale Unterschrift an der Mail. Damit weist die Domain nach, dass die Mail wirklich von ihr kommt und unterwegs nicht verändert wurde.
  • DMARC legt fest, was der Empfänger tun soll, wenn SPF oder DKIM nicht passen. Es ist die Dienstanweisung dazu.

Seit Februar 2024 verlangt Google von jedem, der Mails an Gmail-Adressen schickt, mindestens SPF oder DKIM. Wer mehr als 5.000 Mails pro Tag an Gmail schickt, braucht zusätzlich DMARC. Ein Kontaktformular fällt nicht darunter, die Pflicht trifft Massenabsender.

Drei Fälle aus diesem Herbst

Erstens: das Kontingent war leer. Das Formular eines Saisonbetriebs, von dem das Zitat oben stammt, schickte seine Daten an einen Fremddienst. Der Dienst war gratis, aber nur bis zu 50 Einsendungen, und zwar lebenslang. Nach Ablauf der Lizenz war das Kontingent aufgebraucht, und danach kam nichts mehr an. Behoben habe ich es noch im selben Monat mit einem eigenen Anfrage-Empfang, der ohne Fremddienst auskommt. Wie viele Anfragen dem Betrieb entgangen sind, kann ich nicht sagen, das lässt sich im Nachhinein nicht belegen.

Zweitens: der Absender war nicht erlaubt. Bei einem anderen Saisonbetrieb verschickte der Webserver die Formular-Mails, das Postfach lag aber bei Microsoft 365. Der SPF-Eintrag der Domain erlaubte ausdrücklich nur Microsoft. Für SPF ist das eine klare Aussage: Alle anderen Server sind nicht berechtigt. Der Webserver gehörte dazu, seine Mails wurden abgewiesen. Behoben im Oktober durch einen zusätzlichen SPF-Eintrag.

Drittens: die Antworten landeten im Spam. Derselbe Betrieb, ein anderes Problem. Wenn der Betrieb aus Microsoft 365 antwortete, sortierte der Empfänger die Antwort in den Spam. Der Grund: DKIM war für die Domain nie eingeschaltet. Für eine eigene Domain signiert Microsoft Mails laut eigener Dokumentation derzeit nicht von allein, man muss es selbst einrichten, mit zwei Einträgen beim Domain-Anbieter und einem Schalter in der Verwaltungsoberfläche. Aktiv ist es seit Ende Oktober.

Im ersten Fall zeigte das Formular weiter „Danke“, obwohl nichts ankam. Deshalb hilft nur der Test mit der eigenen Mail.

So prüfen Sie es selbst

Sie brauchen dafür zehn Minuten und keinen Techniker:

  1. Füllen Sie Ihr Kontaktformular aus, mit einem Wort im Text, das sonst nie vorkommt, zum Beispiel „Zitronenbaum42“.
  2. Suchen Sie nach diesem Wort in dem Postfach, das die Anfragen bekommen soll. Schauen Sie auch in den Spam-Ordner.
  3. Antworten Sie auf die Testmail und prüfen Sie, ob die Antwort bei der Adresse ankommt, von der Sie das Formular abgeschickt haben. Bei einem Fall wie dem dritten hilft genau dieser Schritt.
  4. Wiederholen Sie den Test einmal im Monat. Ein Eintrag im Kalender genügt.

Und stellen Sie Ihrem Webbetreuer zwei Fragen: Wohin geht die Mail, die das Formular schickt? Und: Wer darf in Ihrem Namen Mails senden? Wenn die Antwort darauf lange dauert oder ein Fremddienst im Spiel ist, lohnt sich ein genauerer Blick.

Was ich dabei mache

Ich setze bei Kontaktformularen auf einen eigenen Anfrage-Empfang statt auf einen Fremddienst mit Kontingent, denn dann hängt Ihre Anfrage an keiner fremden Zählung. Ich prüfe SPF und DKIM für die Domain. Und ich schicke jeden Monat eine Testanfrage durch, bis sie wirklich im Posteingang liegt, weil erst dann alle fünf Stellen bestanden haben. Mehr zu meiner Website-Wartung: Festpreis, ein Ansprechpartner.

Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr Formular noch ankommt: 30 Minuten Erstgespräch kosten nichts. Rufen Sie an unter +43 699 1203 8521 oder schreiben Sie mir an office@projekt-entwicklung.at.

Quellen

So ist dieser Artikel entstanden

Vorbereitet mit einem Sprachmodell, gegen Quellen geprüft; ich verantworte den Inhalt. Fehler gefunden? Schreiben Sie mir: office@projekt-entwicklung.at.